Det ordnas ofta olika utbildningar om projekthantering och flera saker som tas upp under dessa skolningar känns många gånger som självklarheter. Jag tycker att det ändå är bra att bli påmind om dessa självklarheter med jämna mellanrum och ofta får man åtminstone några nya tips från varje utbildning. Det är alltid bra att tvingas reflektera över sitt eget projekt och kontrollera att man ”håller på med rätt grejer”. Och såklart justera ifall man märker att man är på väg mot fel riktning. Utbildningar och seminarier är också ypperliga tillfällen för nätverkande, man skapar nya kontakter som eventuellt kan vara till stor nytta i framtiden.
Själv deltog jag i Sefes Pidä projekti hallinnassa-skolning i Vasa andra veckan i november. Mycket av det som sades under dagen hade att göra med projekt inom företagsvärlden. Det var egentligen mycket givande att reflektera över hur projekthanteringen i företagsvärlden och inom utbildningen skiljer sig, men också se likheterna i dem. Här är några punkter föreläsaren Kai Ruuska tog upp:
- Ett idealt kunskapsprojekt har bl.a. följande egenskaper: projektet är ett öppet system, man söker efter och ger kontinuerligt nya idéer inom projektet, man förstår vad målgruppen behöver och kommunikationen har en central roll då man sätter upp projektmålen samt då man skall nå dem.
- Projektplanering är en dynamisk process, d.v.s. man har i början ett planerat slutresultat men resultatet utvecklas även under projektets gång. Projekt är alltid ”risky business”.
- Alla i projektet bör veta vad som förväntas av dem och förstå sin uppgift i förhållande till helheten.
- Tänk på vid val av ledningsgrupp: vems kunskap behöver vi och vem vill verkligen engagera sig i projektet?
- Fördela projektets tidtabell och uppgifter i olika mellanetapper för att få en bättre struktur i projektet.
- Projektets nätverk har en central roll i hur framgångsrikt projektet blir.
- Gör en riskanalys över faktorerna som försvårar er att nå målen. Åtgärda dessa. Uppdatera listan under projektets gång.
- Projektets slutresultat bör ses i ett större perspektiv; det är inte endast slutprodukten som är viktig utan den förändring man vill åstadkomma med hjälp av den.
- Speciellt i slutet av projektet är det väsentligt att informera till målgruppen vilken nytta slutprodukten ger dem, inte enbart beskriva slutproduktens egenskaper.
- Projektets slutrapport: 1. Hur målen uppnåddes (slutresultat, tidtabell, resurser) 2. Orsaker till avvikelser 3. Projektgruppens egen analys av arbetet 4. Vad skulle göras annorlunda idag 5. Förslag till fortsatta åtgärder.
En slutrapport som tar upp dessa aspekter utvecklar projekten i den egna organisationen och de dokumenterade projekterfarenheterna ger bättre förutsättningar för framtida projekt.
Som sagt, mycket självklarheter, men det är alltid bra att fråga sig själv om man i verkligheten arbetar så här. Till sist påminner jag om det som föreläsaren sa om projektarbete i allmänhet: ”Projekthantering skulle vara lätt om allting gick enligt planerna” och det vet vi ju alla som arbetar med projekt att saker och ting sällan går precis enligt den ursprungliga planen.