Mitä meillä oli ennen sähköpostia? Pärjäsimme toki aivan erinomaisesti silloinkin, vaikka sähköposti merkittävästi mullisti viestintämahdollisuuksia. Tässä tosin kesti, koska alkuvaiheessa läheskään kaikki eivät sitä vielä halunneet käyttää.

Nuorena innokkaana muistan lähettäneeni silloiselle esimiehelleni  nimipäiväonnittelut modernisti sähköpostilla, vaikka näimme toisiamme päivittäin muutenkin. Viikon kuluttua nimipäivästä en enää malttanut odotella vastausta, vaan menin kysymään, joko hän on lukenut sen. Ei ollut. Kortti ja kirjekyyhkykin olisi ollut fiksumpi tapa, puhumattakaan onnittelujen sanomisesta livenä.

Siitä ajasta on jo kauan. Nyt kaikki hukumme sähköpostiin ja tuskailemme postin määrän kanssa. Helmikuun alussa vietettiin sähköpostin siivouspäivää. Päivästä kuultuani innostuin siitä heti ja päätin toimia. Kävi aivan kuten normaalin siivouksenkin kanssa: unohdin koko jutun ja kaaos jatkuu edelleen.

Olisikohan aika siirtyä seuraavaan vaiheeseen ja ottaa käyttöön muita viestintävälineitä sähköpostin tilalle ja ainakin rinnalle? Onko järkevää lähettää kaikesta mahdollisesta sähköpostia, joka jää vastaanottajalla unholaan liian helposti?

Mitä me viestittelemme sähköpostilla? Jossain vaiheessa tein pienimuotoista hyvin subjektiivista analysointia oman sähköpostieni sisällöistä.

Selkeitä dokumentteja, toimeksiantoja, mainoksia, kutsuja, kysymyksiä, laajalla jakelulla lähetettyjä tiedoksiantoja, uutiskirjeitä,  kuulumisten vaihtoa (yksityispostissa) ja aika suurena ryhmänä ”niitä näitä” –kategoria.

Viimeksi mainitussa kategoriassa oli paljon erittäin mielenkiintoisia asioita, jotka eivät vain suoraan sopineet mihinkään edellä mainituista. Selkeästi roskapostiksi luokiteltavan postin määrä oli erittäin vähäinen – onneksi. Siitä huolimatta viestien määrä  nousee jatkuvasti tuhansiin kaikista arkistointiyrityksistä huolimatta. Kaikesta pitää olla dokumentti, onneksi ei välttämättä printattuna.

Onko sähköposti enää järkevin ensisijainen viestintäväline kaikessa viestinnässä? En usko, mutta mitä sen tilalle?

Nykyään on tarjolla valtava määrä mahdollisuuksia viestintään, enemmän kuin koskaan ennen. Pitäydymme kuitenkin tutussa ja turvallisessa, olemmehan juuri oppineet sen.

Nuoret kutsuvat sähköpostia mummopostiksi. Siitä ei pidä loukkaantua, vaan tarkkailla mitä he itse tekevät.  Pikaviestinnän mahdollisuuksia käytetään työssä aivan liian vähän hyväksi. Sosiaalinen media tarjoaa erilaisia nopeita tapoja vaikkapa kysyä jotain yksityiskohtaa. Vastauksen saa heti, jos tietää onko vastaanottajalla mahdollisuus vastata.

Jos ei ole, ei hän kyllä vastaa sähköpostiinkaan. Tai sitten vastaa, kuten Riikka Venäläinen kuvaa jutussaan otsikolla  Unelmia ja toimistohommia Helsingin Sanomien pääkirjoitussivulla  11.2. käsitellessään sähköpostiasiaa. Liian monessa kokouksessa ainakin puolet vastaanottajista näpelöi kännykkäänsä, läppäriään tai tablettiaan vastaillen sähköposteihin ja osallistuen kokoukseen vain puolittain. Syyllistyn tähän itsekin välillä. Miksi ylipäätään pitää kokousta, jossa kaikki osallistujat eivät ole täysillä mukana? Mitä ennen näpelöitiin? Pureskeltiin kyniä?

Voisimmeko sopia yhteisesti, että kokouksissa keskitytään vain ja ainoastaan käsiteltävään asiaan. Ehkä silloin myös kokouksiin käytettyä aikaa saataisiin lyhennettyä.

Yritän itse vähentää sähköpostini ”lähetetyt”- kansiota pienen ihmisen pienillä mahdollisuuksilla. Jatkossa:

• keskityn täsmäsähköpostitteluun eli kohdennan postit vain niille, jotka todella tarvitsevat viestissä olevan tiedon tai joiden ainakin luulen tarvitsevan
• vältän massapostittelua
• vältän pelkkiä ok-kuittauksia aina kun mahdollista
• harrastan työpaikkaliikuntaa ja käyn välillä aivan luomuna sanomassa viestini perinteiseen tapaan tai soitan.
• käytän sosiaalisen median välineitä mahdollisuuksien mukaan
• käytän pikaviestimiä aina, kun ne ovat käytettävissä
• harkitsen viestieni tarpeellisuutta aiempaa tarkemmin
• en lähettele isoja dokumentteja sähköpostitse, jos voin jakaa ne muulla tavalla
• siivoan säännöllisesti (myös kotona).

Vanha koira ei opi nopeasti uusia temppuja. Liian ankarasti ei kannata suhtautua, jos joku lukijoista saa minulta jatkossakin sähköpostia, joka vaikuttaa olevan ristiriidassa edellä olevan listan kanssa.  Yritän kuitenkin ja samalla haaveilen lähes sähköpostittomasta tulevaisuudesta. Luonnollisesti vastaan saamiini sähköposteihin jatkossakin.  Pahoin pelkään, että saatan lipsua tämän yritykseni kanssa aivan kuten tapaa käydä viikkosiivouksenkin kanssa.

Viestintä ja yhteistyö on tärkeää. Käytetään luovasti niitä monia mahdollisuuksia, joita meillä on. Ja ollaan avoimia niille tulevaisuuden viestintämahdollisuuksille, joita emme vielä osaa kuvitellakaan.

(Artikkeli on alunperin julkaistu Älykäs työ -blogissa 14. huhtikuuta 2012) 

Kuva via Flickr by Rafael Peñaloza