3649492427_39591bc930_o

Pilvetön taivas

Pääsetkö työsähköposteihisi käsiksi kännykkäsi kautta? Jos poistat yksittäisen viestin, katoaako se myös kannettavasi Outlookista? Entä kalenteri. Onko sen sisältö älylaitteellasi sama kuin läppärilläsi? Näetkö muiden kalenterit?

Jos vastasit ei yhteenkin kysymykseen, täppärien käyttöönotossa voi tulla pari mutkaa matkaan.

VIESTINTÄ KUNTOON

Yksi mobiililaitteiden parhaista ominaisuuksista on juuri niiden mobiilius. Jos kaikki tieto on tallessa työkoneella, jota voi käyttää vain työpaikan verkossa, ei mobiiliudesta ole hyötyä viestinnässä tai ajanhallinnassa. Työntekijöiden tuleekin vaatia mahdollisuuksia hoitaa sähköpostien lukemisen ja kalenterin hallinnoimisen kaltaisia asioita täppärillä. Samat mahdollisuudet olisi hyvä saada myös opiskelijoille, sillä myös heidän tulee päästä käsiksi heille tärkeään tietoon ajasta ja paikasta riippumatta.

Google tarjoaa Google Apps-palvelua ja Microsoft puolestaan Office 365 ja Exchange -palveluita. Muitakin on tarjolla, mutta keskityn näihin kahteen palveluntarjoajaan.

Molemmat tarjoavat synkronoivan sähköposti- ja kalenteripalvelun. Synkronoivalla tarkoitetaan sitä, että yhden laitteen kautta tehty muutos, kuten kalenteritapahtuma, tulee näkyviin automaattisesti myös muissa käytetyissä laitteissa. Taustalla oleva tekniikka on tarjoajasta riippuen sähköpostin kohdalla IMAP tai Exchange, yhteystietojen ja kalenterin kohdalla CalDAV/CardDAV tai Exchange. Tällä tosin ei ole erityisen suurta merkitystä, sillä Googlen (Android), Applen (iOS) ja Microsoftin (Windows 8 / RT) laitteet tukevat tätä. Microsoftin kohdalla tosin CalDAV/CardDAV-tuki on vasta tulossa.

Sekä Googlen että Microsoftin palveluissa on lisäksi mahdollista jakaa oma kalenteri muiden käyttäjien kanssa. Jaetusta kalenterista työkaverisi näkevät, milloin olet käytettävissä ja näin kokousten ja muiden tapahtumien organisointi helpottuu. Halutessa saman tiedon voi jakaa myös opiskelijoille. Kalenterin näkyvyyttä voi rajoittaa niin, että ulkopuoliset näkevät kalenterin merkinnöistä vain sen, milloin olet vapaa tai varattu.

Oppilaitoksille molemmat palvelut ovat joko ilmaisia tai niistä kertyy vain nimellisiä kustannuksia. Siirtyminen näiden palvelujen käyttäjäksi onnistuu hyvällä alkuvalmistelulla yllättävän helposti.

TALLENNUS

Windows ja Android -täppärit ovat selkeästi parempia tiedostojen tallentamisessa kuin Applen iPad. Näissä on oma resurssienhallintasovellus, joka tallentaa tiedoston suoraan laitteen omaan muistiin, jonka jälkeen tiedosto voidaan avata toisessa sovelluksessa. Voit siis esimerkiksi kirjoittaa muistiinpanot Muistio-sovelluksella, tallentaa ne ja jatkaa muokkaamista myöhemmin toisessa tekstinkäsittelysovelluksessa.

iPad-sovellukset eivät keskustele suoraan keskenään, eivätkä voi jakaa tietoja toisilleen muuten kuin leikepöydän tai Lähetä-ominaisuuden kautta. Tämä on erittäin rajoittavaa. Kaikki sovellukset leikkivät siis omissa hiekkalaatikoissaan voimatta vaikuttaa toistensa toimintaan. Tämä on tehty tietoturvasyistä, mutta mielestäni tätä tulisi avata.

Windows-täppärit voidaan myös kytkeä osaksi jo olemassa olevaa tiedostopalvelin- ja käyttäjäntunnistusratkaisua. Kun esimerkiksi iPad-laitteet ovat selkeästi suunniteltu ”yksi käyttäjä per laite” -mallin mukaisesti, Windows-täppäreihin voidaan kirjautua sisään aivan samalla tavalla kuin nyt läppäreihin tai pöytäkoneisiin. Lisäksi Windows-täppärien kautta pääsee helposti käsiksi työpaikan verkossa oleviin tärkeisiin verkkojakoihin.

Toisaalta samanaikaisesti kasvaa paine siirtää omia ja yleensä kalliita palvelinratkaisuja pilveen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tiedostot eivät enää majailisi omassa talossa olevilla palvelimilla, vaan ne olisivat sijoitettuina jonkin pilvipalveluntarjoajan palvelimille. Tällaisessa tapauksessa varmuuskopiointi, ylläpito ja tiedonsiirtoyhteyksien ylläpito eivät olisi enää omassa talossa. Viimeisimmän ”NSA seuraa kaikkea liikennettä” -paljastuksen jälkeen nämä asiat on kuitenkin hyvä miettiä tarkkaan. Mitään opiskelijoita tai vaikkapa taloutta koskevia tietoja ei tule ladata sinne. Sen sijaan oppimateriaalien tuottamiseen ja jakamiseen pilvipalvelut ovat erityisen hyviä.

Microsoftin SkyDrive tarjoaa 7Gt, Google Drive 15Gt ja Dropbox 2Gt ilmaista levytilaa palvelun käyttäjille. Kaikissa on mahdollisuus ostaa lisää tilaa. SkyDrive-sovellus on valmiiksi Windows 8 -koneilla, kun taas Google Drive ja Dropbox -sovellukset tulee ladata erikseen. Kaikki palvelut toimivat sekä Windows että OSX (Applen) -koneissa sekä Windows/Apple/Google-täppäreissä.

Sovelluksen lataamisen jälkeen koneelle tulee erityinen SkyDrive/Google Drive/Dropbox-kansio, jonne tallennetut tiedostot kopioituvat automaattisesti palvelun levytilaan. Jos käytössäsi on useampia koneita, kansioihin tallennetut tiedostot kopioituvat automaattisesti myös muille koneille. Voit myös valita, mitkä kansiot synkronoituvat koneellesi. Voit siis vaikka jättää synkronoimatta suuria videotiedostoja sisältävän kansion läppärille, jossa on pieni kiintolevy.

Kaikkiin tiedostoihin pääsee käsiksi täppärien oman sovelluksen kautta. Google Drive integroituu erityisen hyvin osaksi Android-laitteita ja SkyDrive puolestaan Windows-laitteita. Dropbox on mielestäni lähtökohtaisesti suunniteltu työpöytä-/läppärikäyttöön ja sen mobiilisovellukset ovat rajoittuneempia. Esimerkiksi kansion jakaminen Windows RT -koneellani ei onnistunut muuten kuin www-palvelun kautta.

Kaikissa palveluissa on mahdollista jakaa kansioita tai yksittäisiä dokumentteja muille käyttäjille. Tämä voi olla kätevää esimerkiksi ryhmätöitä tehtäessä, kun kaikilla oppilailla on pääsy samaan kansioon ja mahdollisuus muokata samoja tiedostoja. SkyDrive ja Google Drive -palveluissa teksti-, taulukko- ja esitysgrafiikkatiedostoja voidaan myös muokata samanaikaisesti Office 365 / Google Docs -palvelujen kautta. Pilveen tallentaminen tarjoaa myös mahdollisuuden jatkaa samojen tiedostojen parissa työskentelyä myöhemmin kotoa käsin.

Erityismaininnan ansaitsee SkyDrive Windows 8.1-ympäristössä, jossa kaikki SkyDriveen tallennettu tieto on nähtävissä Windows-laitteessa, mutta se ladataan käyttöön vasta, kun kyseinen tiedosto avataan. Näin 32Gt:n Surface-laitteessa voi olla 1000Gt lisää levytilaa SkyDriven kautta. Tämä tietysti vaatii nettiyhteyden toimiakseen.

No entä se Applen iCloud? Se tarjoaa käyttöön ilmaiseksi 5Gt tilaa, johon pääsee käsiksi ainoastaan iPadin, iCloudin www-sivujen tai OSX -käyttöjärjestelmällä varustetun tietokoneen kautta. Sinne ei voi viedä erikseen tiedostoja (videota, musiikkia jne.), vaan tallennus tapahtuu aina sovelluksen kautta. Tämä tarkoittaa siis sitä, että voit tallentaa sinne Applen Pages -ohjelman kautta tekstitiedoston, mutta et voi viedä sinne suoraan PDF-tiedostoa myöhempää käyttöä varten. Nämä erittäin keinotekoiset rajoitukset rajaavat tämän ratkaisun tästä vertailusta pois.

Jos jotain pitäisi nyt suositella, niin mitä? SkyDrive toimi erityisen hyvin kaikissa käyttämissäni laitteissa, joten suosittelen siihen tutustumista.